Binnen je organiserende rol ga je als leidinggevende het kader helder maken waarbinnen medewerkers naar oplossingen kunnen zoeken. Concreet verduidelijk je de randvoorwaarden die dit kader, de reality (R), afbakenen: wat zijn de zaken waar we niet omheen kunnen, waar hebben we sowieso rekening mee te houden? Die randvoorwaarden kunnen zeer divers zijn. Het doel is niet zozeer volledigheid, dan wel duidelijkheid: maak aan je medewerkers expliciet welke randvoorwaarden relevant zijn.

• Randvoorwaarden op vlak van taak- en rolverdeling
  • de taakomschrijvingen die afbakenen welke taken mensen opnemen.
  • de toewijzing van rollen aan personen: wie neemt een coördinerende rol op? Een juridische rol? Een logistieke rol? De rol van aanspreekpunt? Wie heeft welke verantwoordelijkheid?
  • het werken met zelfsturende teams
• Randvoorwaarden op vlak van tijd
  • Het werken volgens een vast ritme, bijvoorbeeld op vlak van opleveren van resultaten, vergaderen, inkopen van goederen, ... Werken volgens een vast ritme brengt vaak eenvoud en structuur
  • Werktijden vormen eveneens randvoorwaarden: sommige organisaties werken met glijdende werktijden, anderen geven werknemers de kans om hun dag zelf te organiseren of werken volgens een matrix waarbij elke activiteit als belangrijk of niet en dringend of niet wordt gecatalogeerd, …
  • Het werken met deadlines, zowel in projecten als tijdens vergaderingen
    • Jullie hebben twee weken, en dan willen we een werkend resultaat, hoe klein ook
    • We hebben een kwartier om tot een besluit te komen bij dit agendapunt
    • Je hebt twintig minuten, en dan verwachten we een flipover met de belangrijkste aandachtspunten
• Randvoorwaarden op vlak van gehanteerde werkafspraken
  • Sommige organisaties opteren ervoor te werken volgens een vaste methodiek of filosofie: SCRUM, LEAN, Kanban, Holacracy…
  • Do’s en don’ts op vlak van intermenselijke samenwerking: hoe frequent houden we elkaar op de hoogte van elkaars werk, wat brengen we wel en niet op een vergadering, …
• Randvoorwaarden op financieel vlak
  • de begroting of budgettering van een project of organisatie: welke activiteiten zullen gefinancierd worden?
  • Het aankoopbeleid: worden materiaal en diensten aangekocht volgens vaste raamcontracten of is elke werknemer vrij om eender wat eender waar te kopen als dit voordeliger uitkomt op vlak van kosten, tijd en/of kwaliteit?
• Randvoorwaarden op vlak van beleving
  • We doen enkel datgene waar we ons ook mee amuseren.
• ...

We spreken over een dynamisch kader, aangezien randvoorwaarden eveneens een sterke dynamiek kunnen vertonen. Wat vandaag cruciaal was, is morgen misschien irrelevant. Het zal de kunst zijn om het kader geregeld te evalueren en bij te sturen waar nodig. Dynamisch opvolgen!